Всички сме виждали сините хартиени тефтери, които се предават от работодател на работодател. Доскоро те бяха неизменна част от всеки трудов договор. През 2026 г. обаче тази реликва отива окончателно в историята.
Преминаването към електронни трудови книжки не е просто поредната административна промяна – това е дългоочаквано облекчение за всеки собственик на бизнес. Ако имаш служители, ето всичко, което трябва да знаеш за дигитализацията на трудовите досиета, за да си изцяло подготвен и да избегнеш глоби.
1. Какво точно се променя с новите трудови книжки?
Досега всяко назначение, преназначение, промяна на заплата или напускане трябваше да се вписва ръчно в хартиената книжка на служителя. След това книжката се подпечатваше и подписваше.
С въвеждането на електронния регистър на заетостта, хартията изчезва. Всички данни вече се съхраняват дигитално в масивите на Националната агенция за приходите (НАП) и Националния осигурителен институт (НОИ).
- Като работодател, ти (или твоят счетоводител) подаваш данните изцяло онлайн чрез софтуера за заплати.
- Служителят има достъп до своето електронно досие по всяко време чрез електронен подпис, ПИК на НАП или НОИ.
- Вече няма риск от загуба, скъсване или унищожаване на документа.
Ако тепърва планираш да наемаш хора и се чудиш каква форма на бизнес е най-подходяща, прегледай Предимствата и недостатъците на ЕООД и свободната професия.
Безплатна 30-минутна консултация за нови клиенти
2. Срокове през 2026 г. – Какво трябва да направиш СЕГА?
Дигитализацията вече е факт, но има преходен период, в който трябва да „приключиш“ старите хартиени документи.
Ако все още пазиш трудови книжки на твои служители в офиса, крайният законово определен срок да ги оформиш и върнеш е 1 юни 2026 г.
- Трябва да впишеш финалния стаж към датата на прехода.
- Да сложиш фирмен печат и подпис.
- Да върнеш книжката на служителя, който оттук нататък трябва да си я пази у дома като исторически документ за миналия си стаж.
За повече детайли около тази ключова дата, прочети подробната ни статия: Трудовите книжки отпадат от 1 юни 2026 г.. А за да не пропускаш други важни дати за плащания и декларации към държавата, дръж под ръка нашия Счетоводен календар 2026: Пълен наръчник за данъчните срокове в ерата на еврото.
3. Как дигитализацията облекчава администрацията на фирмата?
Като собственик на бизнес или мениджър, времето ти е безценно. Премахването на хартиените книжки носи огромни предимства за фирмата:
- Край на физическите архиви: Вече няма нужда да съхраняваш в каса или метален шкаф трудовите книжки на служителите. Това спестява място и премахва отговорността ти при евентуална кражба, наводнение или пожар.
- По-бързо наемане и освобождаване: Процесът по въвеждане на нов човек става в пъти по-бърз. Няма нужда служителят да носи книжката си, ти да я задържаш с дни и да я попълваш.
- Елиминиране на човешката грешка: Попълването на ръка често водеше до сгрешени дати, задрасквания и нечетливи печати, които после трябваше да се коригират със сложни процедури и нови декларации.
- Пълна автоматизация: Твоят счетоводител интегрира данните директно към държавните институции с няколко клика.
Заключение
Преминаването към електронни трудови книжки е една от най-позитивните промени за бизнеса в България през последните години. Твоята единствена задача през 2026 г. е да се увериш, че всички стари хартиени книжки са правилно приключени и върнати на собствениците им. Оттам нататък дигиталният свят поема изцяло административната тежест, оставяйки ти повече време за фокус върху истинските бизнес задачи.
Често Задавани Въпроси
От кога отпадат трудовите книжки в България?
Хартиените трудови книжки отпадат от 1 юни 2026 г. От тази дата ще се използва само електронен регистър за трудовия стаж.
Какво представлява електронната трудова книжка?
Електронната трудова книжка е дигитален запис, който съдържа всички данни за трудовия стаж, длъжността, работодателя, договора и отпуските на служителя.
Какво трябва да направят работодателите до 1 юни 2026 г.?
До 1 юни 2026 г. работодателите са длъжни да оформят и върнат хартиените трудови книжки, като направят последен запис за стажа към 1 юни 2025 г.
Какви данни ще съдържа електронният трудов запис?
Електронният запис ще съдържа: имена, ЕГН, работодател, дата и основание на трудов договор, заплата, длъжност, НКПД код, икономическа дейност, месторабота, стаж, отпуски и обезщетения.
Ще могат ли служителите да виждат електронната си трудова книжка?
Да. Всеки работник ще има достъп до своя личен електронен трудов запис чрез новия регистър на заетостта.
Ще вижда ли новият работодател предишната ми заплата?
Не. Новият работодател няма да има достъп до информация за възнаграждения и обезщетения от предишни трудови правоотношения.
Какво се случва ако трудовата книжка се изгуби след 1 юни 2025 г.?
- Издава се нова трудова книжка от Инспекция по труда въз основа на декларация от работника и документи от предишни работодатели.
Какво трябва да съдържа последният запис в хартиената трудова книжка?
Трябва да съдържа стажа към 1 юни 2025 г., изписан с думи и цифри, подписан от главния счетоводител и работодателя, и подпечатан (ако фирмата има печат).
Какво е електронен регистър на трудовите книжки?
Това е централизирана система, поддържана от държавата, която ще замени хартиените трудови книжки и ще съхранява информацията за всички трудови отношения.
Трудовите книжки отпадат ли и за държавните служители?
Да, но за тях срокът е до 31 декември 2026 г., като техните данни трябва да бъдат въведени в регистъра до края на годината.
