Все повече клиенти предпочитат да плащат с карта, смарт часовник или телефон, вместо да носят пари в брой. Ако си регистриран като свободна професия (например ИТ специалист, консултант, дизайнер, терапевт или преподавател), вероятно се питаш: „Мога ли да сложа ПОС терминал в кабинета си или да приемам плащания с карта през сайта си, без да се налага да купувам и поддържам касов апарат?“.
Законът в България има ясни, и за щастие – много благоприятни правила по този въпрос. Ето пълната картина на това как да приемаш картови плащания легално и без излишна бюрокрация, обяснена на прост език.
1. Трябва ли ми касов апарат, ако имам ПОС терминал?
Краткият отговор е категорично: Не.
Основното предимство на регистрацията като „свободна професия“ е, че по закон (според Наредба Н-18) си напълно освободен от задължението да имаш фискално устройство (касов апарат). Това правило важи независимо от това как клиентът ти плаща – в брой, по банков път или чрез ПОС терминал.
НАП няма да те глоби за липса на фискален бон, стига дейността ти наистина да отговаря на изискванията за свободна професия – а именно, предоставяне на услуги чрез твоя личен труд и експертиза.
2. Какви видове ПОС терминали са подходящи за фрийлансъри?
Не е нужно да подписваш тежки договори с традиционни банки, за да приемаш плащания. Днес съществуват три основни варианта:
- Физически ПОС терминал: Малкото устройство, което всички познаваме. Подходящо е, ако имаш физически кабинет (например психолог, логопед или фризьор). Предлага се както от традиционните банки, така и от финтех компании като myPOS или SumUp, където купуваш устройството еднократно (често за под 50 евро) и нямаш месечни такси.
- Виртуален ПОС (vPOS): Това е система, вградена в твоя уебсайт, която позволява на клиентите да въвеждат данните от картата си при резервация на час или покупка на дигитален продукт. Услуги като Stripe или PayPal са идеални за това.
- SoftPOS (Телефонът като терминал): Най-новата и евтина технология. Изтегляш специално приложение на своя Android смартфон или iPhone и клиентите просто допират картата си до гърба на твоя телефон. Няма нужда да купуваш допълнителен хардуер.
30-минутна консултация
3. Какъв документ давам на клиента?
Тъй като нямаш касов апарат, ти не можеш да издадеш фискален бон. Бележката, която самият ПОС терминал принтира (или изпраща по SMS/имейл), е т.нар. „слип“. Тя е просто банково доказателство за успешна транзакция и не замества официалния счетоводен документ пред данъчните.
Законът изисква да документираш плащането по един от следните два начина:
- Издаване на фактура: Това е най-добрият, модерен и чист вариант. Издаваш електронна фактура (чрез безплатни програми или онлайн платформи), в която посочваш сумата (например 100 евро) и като начин на плащане задължително отбелязваш „с дебитна/кредитна карта“ или „безкасово“.
- Издаване на квитанция/разписка: Ако клиентът е физическо лице, което категорично не желае фактура, трябва да му издадеш обикновена квитанция от хартиен кочан или документ от твоята счетоводна програма, който доказва, че си приел сумата за съответната услуга.
4. Данъци, такси и видимост пред НАП
Когато използваш ПОС терминал, всяко едно плащане отива директно във фирмената ти или професионална банкова сметка. Това означава, че тези пари са 100% „на светло“ за данъчните власти.
- Деклариране: В края на годината трябва да декларираш всички приходи от ПОС терминала (заедно с тези по банков път и в брой) в годишната си данъчна декларация.
- Банкови комисионни: Банките и операторите на ПОС терминали удържат комисионна за всяка транзакция (обикновено между 1% и 2%). Ако клиент плати 100 евро, в сметката ти реално ще влязат около 98.50 евро.
- Данъчна основа: Въпреки че получаваш 98.50 евро, ти трябва да издадеш фактурата и да отчетеш приход от 100 евро. Защо? Защото таксата на банката е твой разход. При свободните професии обаче държавата ти дава фиксиран процент „нормативно признати разходи“ (обикновено 25%), които покриват всички твои харчове – включително таксите на ПОС терминала. Върху останалите 75% ще дължиш стандартния плосък данък от 10%.
5. Кога НАП може да направи проблем? (Изключенията)
Всичко описано дотук важи само ако продаваш услуги.
Ако решиш да използваш свободната си професия, за да продаваш физически стоки – например купуваш козметика на едро, за да я препродаваш в кабинета си, или произвеждаш физически бижута на поточна линия за продажба – НАП автоматично ще те третира като търговец, а не като свободна професия.
В момента, в който започнеш системно да продаваш стоки, касовият апарат става задължителен за всички плащания с физически ПОС терминал, а санкциите за липсата му са солени.
Заключение
Като лице на свободна практика, ти имаш пълното право да улесниш клиентите си, като им предложиш модерно плащане с карта. Нямаш нужда от касов апарат, не трябва да плащаш за поддръжка на фискална памет и не пускаш дневни отчети (Z-отчети). Единственото ти задължение е да избереш удобен доставчик на платежни услуги, да издаваш фактура или квитанция за всяко плащане и да декларираш приходите си коректно в края на годината.
