Започваш работа като фрийлансър, регистрираш се успешно и намираш първите си клиенти. Всичко върви чудесно, докато един от тях не те попита: „Може ли да платя в брой?“. Изпадаш в паника – трябва ли ти касов апарат? Ще те глобят ли от НАП?
В тази статия ще разплетем този казус на прост и разбираем език, съобразен с правилата през 2026 г.
1. Основно правило: Освободен ли си от касов апарат?
Добрата новина е, че българското законодателство (Наредба Н-18) дава сериозно предимство на лицата, упражняващи свободна професия. Според закона, ако си регистриран като такъв и предоставяш услуги (например си дизайнер, програмист, адвокат, архитект или консултант), ти нямаш задължение да използваш фискално устройство (касов апарат), дори когато получаваш пари на ръка.
Ако още се чудиш дали тази правна форма е най-подходящата за твоята дейност, хвърли един поглед на Най-важното за регистриране и осчетоводяване като свободна професия.
2. Какво издаваш вместо касова бележка?
Щом нямаш касов апарат, как доказваш пред данъчните, че си взел парите и клиентът има документ за разхода си?
- Трябва да издадеш хартиен или електронен документ – кочан с квитанции или фактура, в която ясно е посочено, че плащането е в брой.
- Не забравяй, че през 2026 г. официалната валута е еврото. Всички твои квитанции и фактури трябва да са издадени в евро, дори ако клиентът ти е дал точна сума. За да си наясно как точно да отчиташ тези суми в счетоводството си, прочети Счетоводен преход към еврото: Ръководство за бизнеса.
Безплатна 30-минутна консултация за нови клиенти
3. Капанът: Кога фрийлансърът ИМА нужда от касов апарат?
Тук много хора правят критична грешка. Освобождаването от касов апарат важи само за услуги, свързани с твоята професия. Ако започнеш да продаваш стоки, правилата се променят рязко.
- Пример: Ти си фотограф на свободна професия. Снимаш събития и получаваш хонорара си в брой – нямаш нужда от касов апарат. Но ако решиш да продаваш физически фотоапарати, рамки или готов мърчъндайз (тениски, чаши) в студиото си, ти вече извършваш търговска дейност.
В този момент държавата започва да те третира като търговец и касовият апарат става задължителен за всички плащания в брой. Ако планираш да разширяваш дейността си към търговия с физически продукти, може би е време да обмислиш преминаване към фирма. Виж повече в Предимствата и недостатъците на ЕООД и свободната професия.
4. Онлайн продажби и наложен платеж
Ако си артист или занаятчия (свободна професия) и продаваш своите картини, бижута или книги онлайн, можеш да избегнеш касовия апарат дори при продажба на физически стоки.
Тайната е да не приемаш плащания „на ръка“, а да използваш Пощенски паричен превод (ППП) чрез лицензиран куриер (като Еконт или Спиди) или директни банкови преводи. При тези методи куриерът играе ролята на „касов апарат“ и издава разписката вместо теб. За да разбереш точните правила и изисквания за този метод, задължително прочети статията ни Доходи от наложен платеж.
Ако пък мислиш да скалираш и да създадеш собствен онлайн магазин с различни методи на плащане, запознай се със спецификите в Наредба Н-18 и електронните магазини: какво се променя през 2025.
Заключение
Да си на свободна професия ти дава огромната гъвкавост да работиш без сложната поддръжка, месечните такси и сервизните договори на един касов апарат, стига да се фокусираш изцяло върху услугите си. Ако се придържаш към банковите преводи или издаваш коректни фактури/квитанции за плащанията в брой, нямаш повод за притеснение при евентуална проверка.
