Воденето на счетоводство за психолози и психотерапевти в България изисква специфичен подход, който съчетава нуждата от финансова отчетност с динамиката на работа на професионалистите в областта на психичното здраве.
Психотерапевтичната практика в България преживява възход през последните години, предимно в частния сектор, поради липсата на държавна регулация и покритие от здравната система. Това води до нарастваща нужда от добре структурирано и опростено счетоводно решение, което да съответства на специфичните изисквания за отчетност и данъчни задължения на тези професии.
Тъй като много психолози и психотерапевти работят на свободна практика, те често използват по-опростени счетоводни форми, които позволяват лесно управление на приходите и разходите. Важно е обаче тези професионалисти да бъдат информирани за различните правни форми на регистрация и как те могат да повлияят на данъчната тежест и отчетността.
В статията разглеждаме основните правни възможности, сравняваме свободната практика с фирмената регистрация и предлагаме препоръки за оптимално финансово управление в тези професии.
Избор на правна форма: Свободна професия или фирма?
Първата стъпка в управлението на счетоводството за психолози и терапевти е изборът на правна форма, която отговаря на индивидуалните нужди и професионални планове.
Свободна професия
Работата като свободна професия е предпочитана от психолози и психотерапевти, които искат да сведат до минимум административните си задължения, като същевременно поддържат възможността за самостоятелна дейност без сложна отчетност.
Регистрацията на свободна професия предоставя възможност за опростено счетоводство, при което се използват нормативно признати разходи, без нужда от подробна отчетност.
Предимства:
-
- Минимална бюрокрация: Тази форма намалява административните процедури и улеснява самостоятелните психолози и терапевти, като позволява издаване на фактури и лесно уреждане на осигуровките.
- Гъвкавост и лесна отчетност: Специалистите ползват фиксиран процент признати разходи, което значително намалява нуждата от документация.
- Подходяща за индивидуална практика: Свободната професия дава възможност за персонализиран подход към клиентите и гъвкавост в работното време, което често е важно за психолозите и терапевтите.
Недостатъци:
-
- Юридически рискове: Специалистите на свободна практика носят лична отговорност за всякакви правни спорове и задължения, което означава, че при евентуални искове могат да бъдат засегнати личните им активи.
- Ограничени възможности за разширение: Свободните професии могат да наемат персонал, но този вариант за тях не е много изгоден, защото заплатите не се отчитат за разход, както е при фирмата, понеже са на нормативно признати разходи.
Фирма (ЕТ или ЕООД)
Процесът на регистрация за фирма изисква подаване на документи в Търговския регистър и НАП. Регистрацията включва избор на фирмено наименование, попълване на заявление и представяне на лична карта на управителя. Трябва също да се внесе уставен капитал (минимален за ЕООД), като регистрацията се финализира в рамките на няколко дни.
Предимства:
-
- Защита на личните активи: При ЕООД, личното имущество на психолога е защитено, тъй като задълженията на дружеството са ограничени до уставния капитал. Това намалява финансовите рискове и дава спокойствие при възникване на евентуални съдебни спорове или задължения.
- Възможност за разширяване и привличане на корпоративни клиенти: Регистрирането на фирма позволява на психолозите да сключват договори с корпоративни клиенти и държавни институции, което значително увеличава потенциала за приходи и клиентска база. Така психолозите могат да предлагат услуги като корпоративни тренинги, психологически консултации за служители и специализирани програми за стрес мениджмънт.
- Наемане на персонал и професионални партньорства: Фирмената регистрация позволява на психолозите да наемат служители и асистенти или да работят съвместно с други специалисти. Те могат да изградят екип, който да поеме част от административните задачи или да добавят допълнителни професионални услуги, като например консултации със специалисти в други терапевтични области.
- Данъчно планиране и приспадане на разходи: Фирмите могат да планират своите разходи чрез приспадане на разноски за служители, маркетингови разходи, наеми и оборудване, което намалява данъчната тежест. Регистрацията по ДДС е задължителна при оборот над 100 000 лв.
Недостатъци:
-
- По-високи административни разходи и сложна отчетност: Фирмите имат повече задължения за водене на пълна и изчерпателна счетоводна отчетност. Психолозите трябва да наемат професионално счетоводно обслужване, за да изпълняват всички изисквания, като годишни финансови отчети и данъчни декларации. Тези разходи и процедури увеличават административната тежест и отнемат време.
- Нужда от спазване на допълнителни правни и регулаторни изисквания: Като юридически лица, фирмите трябва да спазват специфични законови изисквания и да поддържат документация за всички транзакции. В случай на нарушения, те могат да бъдат подложени на глоби и санкции, което прави необходимостта от прецизно счетоводство още по-важна.
- Отговорност към служителите: Ако психологът реши да наеме персонал, трябва да се осигурят редица обезщетения и осигуровки за служителите, като здравно и пенсионно осигуряване. Тези задължения увеличават фиксираните разходи и поставят допълнителни отговорности пред управителя на фирмата, особено при прекратяване на трудови договори или намаляване на персонала.
Безплатна 30-минутна консултация за нови клиенти
Данъчно облагане
Данъчното облагане е ключов елемент в счетоводството за психолози и психотерапевти, тъй като влияе директно върху приходите и планирането на разходите. Начинът на облагане варира според избраната правна форма, което прави избора между свободна професия и фирма съществен за дългосрочното управление на финансовите задължения.
Свободна професия
При свободната професия психолозите подлежат на облагане с 10% данък върху годишния доход, като първо отчитат нормативно признатите разходи.
- Нормативно признати разходи: Тези разходи се признават като фиксиран процент от общите приходи, което значително улеснява отчетността и освобождава професионалистите от задължението да документират всеки дребен разход. Например, ако един психолог има годишни приходи от 50 000 лв. и нормативно признатите разходи са 25%, облагаемата сума ще се изчисли върху остатъка от 37 500 лв минус платените осигуровки през годината. След това се прилага данъчна ставка от 10% върху този остатък. Този метод е особено полезен за специалисти, които извършват малък обем административни разходи, тъй като намалява счетоводната тежест и им позволява да се фокусират върху клиентите си.
Фирма (ЕООД/ЕТ)
Фирмите подлежат на по-комплексен режим на данъчно облагане, включващ както корпоративен данък върху печалбата, така и задължение за регистрация по ДДС при определени условия.
- Корпоративен данък и ДДС: Фирмите плащат 10% корпоративен данък върху печалбата, изчислена след приспадане на реално доказаните разходи за дейността. Ако годишният оборот на фирмата надхвърли 100 000 лв., тя се задължава да се регистрира по ДДС, като начислява 20% върху услугите си. Това задължение за регистрация изисква стриктно водене на ДДС документация, което увеличава нуждата от прецизна отчетност и внимателно планиране на ценовата политика.
- Разпределение на дивиденти: Печалбата, реализирана от фирмата, не се разпределя директно както при свободната професия. Вместо това, след облагане с корпоративен данък, нетната печалба може да бъде разпределена като дивиденти към собствениците (акционерите), които подлежат на допълнително облагане с данък върху доходите на физическите лица. Този данък върху дивидентите е 5%, което представлява допълнителна тежест за управителя, но също така създава възможности за контролирано планиране на доходите.
Осигуровки
За психолозите на свободна практика самоосигуряването е неразделна част от финансовата им отговорност. Регистрираните като свободни професии са задължени сами да внасят здравни и социални осигуровки в държавната система, което обаче дава възможност за известна гъвкавост.
Свободна професия
При воденето на счетоводство за психолози на свободна практика осигуряването е задължителна част от тяхната финансова ангажираност. Регистрираните като свободни професии се самоосигуряват, което означава, че сами внасят необходимите здравни и социални осигуровки в държавната система.
- Как се изчисляват осигуровките: Психолозите могат сами да избират осигурителен доход, като минималният праг е определен от държавата. Изборът на праг пряко влияе върху месечните разходи – колкото по-висока основа се избере, толкова по-големи ще са осигуровките. Важно е да се отбележи, че здравното покритие не зависи от размера на осигурителния доход, но по-високата осигурителна основа води до по-голяма бъдеща пенсия, което може да е значимо предимство за тези, които планират дългосрочно.
- Преимущества и предизвикателства на самоосигуряването: Контролът върху избора на осигурителен доход позволява на психолозите да управляват осигуровките си съобразно моментните си нужди – например, при по-малко клиенти, те могат да изберат минимален праг.
Фирма (ЕООД/ЕТ)
При фирмена регистрация (като ЕООД или ЕТ) осигуровките се начисляват по различен начин и предлагат малко повече гъвкавост по отношение на опциите за осигуряване на управителя, особено ако фирмата разширява дейността си и наема допълнителен персонал.
- Осигуровки за управителя: Осигуровки за управителя: В ЕООД управителят има възможност да се осигурява като самоосигуряващо се лице, подобно на свободните професии, или чрез договор за управление и контрол. Този договор е приравнен на трудовия, но не представлява класически трудов договор. Чрез него се осигуряват по-добро здравно и пенсионно покритие, но това изисква по-високи разходи за осигуровки. Тази гъвкавост позволява на психолога да избере модел на осигуряване, който най-добре съответства на неговите лични и професионални цели. Например, ако планира дългосрочна практика и се нуждае от стабилни пенсионни права, договорът за управление и контрол може да бъде предпочитан вариант.
- Осигуровки за служители: Ако фирмата реши да наеме служители, тя е задължена да осигури същите социални и здравни права за тях, като това включва заплащане на работодателски осигуровки. Това изискване добавя допълнителни разходи за фирмата, които могат да бъдат значителни, особено ако има голям брой наети лица. Наемането на персонал изисква не само изпълнение на осигурителните задължения, но и спазване на законовите изисквания, свързани с трудови договори и защита на правата на служителите.
- Планиране на осигуровките и контрол на разходите: За много психолози, които са регистрирали ЕООД, тази форма на осигуряване предоставя допълнителна свобода при разпределение на разходите. Фирмата може да реши дали да заплаща осигуровките само на управителя или да наеме външни специалисти като фрийлансъри за отделни задачи.
Счетоводна поддръжка и документиране на дейността
Когато работите като свободна професия, счетоводната отчетност е сравнително опростена и достъпна. Основната цел е да се документират приходите, като не е нужно да проследявате всяка отделна покупка или малък разход, тъй като се ползват фиксираните нормативно признати разходи.
Свободна професия
- Основни документи за приходите: Като психолог на свободна практика, основният документ, който ще издавате, е фактура или разписка за всяка услуга, която предоставяте и за която получавате плащане. Тези документи служат като доказателство за приходите ви и е добре да ги поддържате в систематизиран вид, например като дигитални копия или папки с физически разписки.
- Опростена отчетност: При свободната професия няма изискване да водите стриктна отчетност за всички разходи, което ви освобождава от нуждата да събирате фактури за всеки разход. Вместо това, както вече споменахме, нормативно признатите разходи се прилагат автоматично, намалявайки облагаемия доход с фиксиран процент.
Фирма (ЕТ/ЕООД)
За психолозите, които решават да регистрират фирма, счетоводната поддръжка и документиране на дейността стават по-комплексни и изискват по-стриктна отчетност. Тази структура е по-подходяща за тези, които предвиждат по-голям обем работа или планират да наемат служители.
- Задължителна документация за приходи и разходи: Когато работите като фирма, всяка финансова транзакция трябва да бъде подкрепена с документ. За приходите това може да са фактури, а за разходите – фактури и договори за наем, ако има такъв. Всеки от тези документи трябва да бъде правилно организиран, за да може да се представя при нужда от проверка или за годишни отчетни цели.
- Счетоводна отчетност: Всяка фирма има задължение да води пълна отчетност на своите приходи и разходи. Годишният финансов отчет е задължителен, като съдържа пълна информация за финансовото състояние на фирмата и се подава в Търговския регистър и НАП. Тези отчети включват както оперативните приходи и разходи, така и активите и пасивите на фирмата, което предоставя по-задълбочен поглед върху финансовото състояние на бизнеса.
- Необходимост от професионално счетоводно обслужване: При фирмената форма на регистрация много психолози решават да наемат счетоводител или да използват професионални счетоводни услуги, тъй като правилното водене на документацията и спазването на законовите изисквания изисква познания в счетоводството и редовна отчетност. Това е особено важно за фирми, които са регистрирани по ДДС или имат по-голям обем от операции, които трябва да се отчетат правилно.
Осчетоводяване на специфични дейности (онлайн консултации, групови терапии, работа на половин ден на трудов договор)
Психолозите и психотерапевтите често предлагат услугите си в различни форми – онлайн консултации, групови сесии или работа на трудов договор, съчетана със свободна практика.
Всяка от тези дейности изисква различен подход към осчетоводяването и има специфични изисквания, които е важно да се разберат, за да се избегнат данъчни и осигурителни недоразумения.
Безплатна 30-минутна консултация за нови клиенти
Свободна професия
- Онлайн консултации и групова терапия: Ако като психолог предлагате онлайн консултации или групова терапия, приходите от тях се документират като обичайни услуги, като е важно да издавате фактури за всяка сесия. Ако имате клиенти от чужбина, трябва да проучите дали сте задължени да се регистрирате по ДДС.
Например, при предоставяне на услуги на клиенти в ЕС може да има изисквания за ДДС регистрация, особено ако общият оборот за годината надхвърли определена сума. Това е нещо, което е препоръчително да обсъдите със счетоводител, за да сте сигурни, че отговаряте на законовите изисквания.
- Работа на половин ден на трудов договор: Ако съчетавате трудов договор с работа на свободна практика, осигуровките за трудовия договор ще се поемат от вашия работодател, което е добра новина, защото спестява нуждата да ги покривате сами. Въпреки това, при доходи от свободна практика трябва да се самоосигурявате за разликата до минималния осигурителен доход, определен за свободната професия.
Например, ако основният ви трудов договор покрива осигуровки на по-ниска база, ще трябва да добавите осигурителни вноски от свободната практика, за да достигнете минималния осигурителен праг.
Фирма (ЕТ/ЕООД)
Фирмите отчитат приходите и разходите от специфични дейности съгласно корпоративната счетоводна практика.
- Онлайн консултации: Когато онлайн консултациите се извършват от името на фирмата, приходите се осчетоводяват като част от общите приходи на фирмата и следва да се документират с фактури, издадени от фирмата. В случай на международни клиенти, особено от ЕС, трябва да се съобразите с изискванията за ДДС, което може да включва издаване на фактури с нулева ставка за клиенти с валиден ДДС номер или начисляване на български ДДС за клиенти без такъв номер.
- Групови терапии и обучения: Ако груповите терапии или обучения се организират от фирмата, тя трябва да води отчет за всеки клиент и за всички получени плащания. Тези приходи се включват в общите приходи на фирмата и са част от годишния счетоводен баланс. В този случай фирмата може да се възползва от приспадане на разходи, свързани с организирането на събитията, като наем на помещение, закупуване на материали или реклама на събитията.
- Работа на половин ден на трудов договор: Ако психологът има трудов договор и в същото време притежава фирма (ЕТ или ЕООД), осигуровките по трудовия договор се поемат от работодателя. За фирмената дейност обаче трябва да се направи избор между два варианта: да се осигурявате като самоосигуряващо се лице или чрез ДУК (договор за контрол и управление).
При самоосигуряването осигуровките се дължат върху минималния осигурителен доход, което осигурява по-ниски разходи и гъвкавост. При ДУК, от друга страна, осигуряването може да бъде върху по-висока сума, което води до по-добро здравно и пенсионно покритие. Освен това, заплатата и осигуровките по ДУК се признават за разход на фирмата, което може да има данъчни предимства. Този избор дава възможност на собственика да избере модел на осигуряване, който най-добре отговаря на неговите финансови и професионални цели.
Заключение
Воденето на счетоводство за психолози и психотерапевти може да изглежда предизвикателно. Изборът на подходяща правна форма и познанието за данъчните и осигурителни задължения могат значително да улеснят този процес.
Независимо дали предпочитате да работите като свободна професия с по-опростена отчетност или чрез фирма с по-голяма защита и възможности за разширяване, разбирането на основните финансови задължения е ключово за успеха на практиката ви.
От правилното документиране на приходите до оптимизацията на осигуровките и планирането на разходите, всички тези аспекти допринасят за професионалната ви стабилност и сигурност. С внимание към детайлите и навременна консултация със специалист, можете да организирате дейността си по начин, който е не само ефективен, но и устойчив за бъдещето.
